電話応対が苦手な人必見！わたしが電話嫌いを克服した方法 前編
社会人になり企業で働くと電話応対は必須になりますが、電話が苦手という人は多いのではないでしょうか。
わたしもめちゃくちゃ電話応対が苦手で電話を取るスピードが遅く、よく先輩から注意されていました。
そして、ここ何年かでようやく苦手意識が薄れてきたのです。
今回は電話応対が苦手なわたしが、自分なりの克服方法をお話しますので、同じく電話応対が苦手なあなたの今後の参考になれればと思い、書いていきます。
たくさん取って、たくさん盗む
ビジネスでの電話応対の苦手意識の根底には、相手に失礼のないように場合によってスマートに対応するという思いがあるでしょう。
電話に苦手意識がある人は、キチンと応対ができるか、誰から電話がかかってくるか分からないなどの不安が人一倍強いのだと思います。
それを克服するのはやはり経験です。
たくさん電話を取って、相手がどのような言葉遣いをしているのかパターンなどがつかめてきます。
または、先輩などの話し方もよく聞いて、こういう時はこういう返し方をするといいのだなと仕事をしながら聞き耳を立てておきましょう。
しかし、これがすぐできるようになるのでは電話が苦手とはいいません。上記に述べたような相手の話し方や先輩から学ぶ余裕がないから電話嫌いなのです。
なので、この余裕ができるまで、次からご紹介する心構えやテクニックをおすすめします。
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電話応対はほとんどパターンが決まっていることを意識する
あなたがまだ社歴が浅く、電話の取次ぎが多いなら一度パターンを洗い直してみてはいかがでしょう。
例：挨拶編）
- 新規他社→お世話になります。
- 既存他社→お世話になっております。
- 自社社員→お疲れ様です。
例：指名社員在否編）
- 在席中→少々お待ちください。
- 離席中→席を外しておりますので、折り返しご連絡いたしましょうか。
- 外出中→外出中ですので、折り返しご連絡いたしましょうか。
- 休み→お休みをいただいております。
例：指名社員不在時の相手の行動予想編）
- かけ直し→申し訳ありませんが、お願いいたします。
- メールを送る→申し訳ありませんが、お願いいたします。
- 折り返し→電話番号をちょうだいできますでしょうか。
- 伝言→承ります。
など、取次ぎがほとんどならそこまでパターンは多くないので、このようにパターンによってセリフをあらかじめ用意しておきます。
あまりに突拍子のないことを言い出す取引先はほとんどいないでしょう。
ちなみにわたしは、伝言が一番めんどうなので、折り返しを最初から提案しておきます。
すると大抵の場合は、伝言をお願いしますとは言ってこなくなります。
まずはナンバーディスプレイに登録されている会社を重点的に取る
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最近では、電話をかけている人が応対する前にわかる電話機を導入している会社も多いため、あなたの職場にもこれがあるなら、誰から電話が来たのか分からないという不安もかなり軽減されているはずです。
なので、心づもりもしやすく、電話慣れもしやすいのではないでしょうか。
このように1つ1つ電話嫌いを克服していくといいですよ。
次回は『電話応対が苦手な人必見！わたしが電話嫌いを克服した方法 後編』でおすすめの電話応対克服の心構えやテクニックの続きをご紹介します。