プレゼンにも応用！分かりやすい説明をする10の方法

2021年8月13日

新年度が始まり、新入社員に仕事の説明をしていかなくてはいけません。
しかし、なかなかその内容を伝えるのは難しいですよね。
新入社員の理解力もですが、教育係の説明の仕方も問われます。
「自分は上手く説明できない」「これまで一回で理解されたことがない」という人は、普段の雑談も遠回しで長いのではありませんか。

今回はプレゼンにも応用！分かりやすい説明をする方法についてお話します。

※この記事は2017年4月7日に掲載したものを加筆・修正しました。

何の話をするのかを最初に宣言

どんな場面でも、人に話をするときはどんな内容の話をするのかを相手に伝えます。
この記事でも何の話をするのかをタイトルにて宣言し、冒頭でも改めて「～についてお話します」とお伝えしています。
そうすることで、相手も頭の切り替えができるため理解がしやすくなるのです。

結論から述べる

以前に『ロジカルシンキング』について取り上げました。

1.最初に結論を持ってくる
最終的にどうなるのがいいのかを考えます。
勉強した方がいいと言う結論があるとします。

2.なんで？（なんのため？）
勉強した方がいいという結論に対して、「なんで？」という疑問を持つと、有名大学に入れるからという理由に行きつきます。
さらに、「なんで？」と繰り返します。
そうしていくと、将来の選択肢が広がるから　→　多くの企業が学歴を選考基準の一つに入れているからというように、結論にたいして理由がはっきりと浮かび上がってきます。
ここはできるだけ感情が入らないようにしましょう。

3.本当にそう？
なんで？という疑問から出された「理由」対して、「本当にそう？」とさらに疑問を持ちます。
他の要素が混じっていないか、自分の感情が入っていないかなどを考えて、その理由を省いていきます。
すると、誰が見ても分かる「理由」が残ります。

4.残った理由にデータを添えて説得力を持たせる

残った「理由」に今度は説得力を持たせるためにデータをつけます。
できれば比較ができるような数字が出るデータが好ましいですが、なければ文章でも大丈夫です。
例えば、多くの企業が学歴を選考基準の一つに入れているから、という理由の根拠に以下のような、他記事からの引用を添えます。
求人広告会社アイデム（東京・新宿）の企画担当者は明快にこう指摘する。同社は今年６月に新卒向け就活サイト「ジョブラス」を立ち上げた。学生がウェブ上でプロフィールを公開し、それを見た企業が選考オファーを出すという仕組みで、テレビＣＭも始め、利用企業数はすでに約3000社にのぼる。同サービスでは企業が目当ての学生を探すための検索機能があり、志望する業種や企業規模などのほか、大学名でも絞り込みができる。
出典:「学歴不問」はウソ？　厳しい企業の本音
出典：ロジカルシンキングの身につけかた

このように、結論→理由→その根拠（データ）という流れで説明すると、より分かりやすくなります。
単に仕事の説明するだけだと根拠は必要ない場合もありますが、一般的に納得させるには説得力が出ます。

できる限り、同じ工程の説明はパターン別や例外も含めてまとめて話す

仕事には同じ工程の中にもパターンがいくつかあると思います。

説明する際は、同じ工程の話はあとから追加して説明するより、きっちりパターンに分けて、その時にできるだけ一気に説明した方が聞き手が情報を整理しやすくなりますし、法則性も分かりやすくなります。

例）

パターン①　→　Aの処理
パターン②　→　Bの処理
パターン③　→　A＋Bの処理
例外パターン　→　都度客先に確認

特に見落としがちなのは、例外パターンでしょう。
いくつかのパターンは説明しても、パターンに当てはまらないものは出てくるはずで、その例外の説明をしない人が多いように思います。

例外なのだから、その時々で処理の仕方が違うのかもしれませんが、最低でも誰に問い合わせするのかといったことを説明しておいた方が、新人が迷ってしまったり、勝手に判断して作業を進めることはないでしょう。

話は短く

出典：https://pixabay.com/images/id-1245776/

人は文節が長くなればなるだけ、大切な部分がぼやけていくため、理解力が下がっていきます。
的確に伝えたいのであれば、文節も全体の話のボリュームも少なくすることで言いたいことが際立ちます。

曖昧表現を避ける

話を短くすることで伝えたいことが際立つと述べましたが、話が長くなる主な原因は日本人に多い曖昧表現を多用するからです。
日本では昔から、否定する際など曖昧表現を使うことで相手を不快にさせないように気遣う風習があります。

しかし、ビジネスにおいて話を正しく伝えたいときは適しません。
わたしたちが日ごろから多用しがちな曖昧表現は以下です。

たぶん
一応
とりあえず
せざるを得ない
なくはない
できるだけ
～っぽい
～みたいな
～らしい
だいたいそんな感じ
～しにくいのでもうちょっと

など

これらの曖昧表現を付け加えるだけで、話が長くなるので結局何が言いたいのか分からなくなるのです。

ビジネス用語、専門用語は極力避ける

「コンセンサスは取れてたし、グランドデザインのシェアもできてたよね」
「消費者から得られたファクト、事実をもとにエクスターナルマーケティング、インターナル・マーケティング。これの両方にイノベーションを起こしていこうというのがこの消費者コミュニティのありかたです」
出典：あなたは大丈夫？社二病の特徴　8項目