名刺入力、会社情報入力を早くするコツ

2018年10月24日

名刺入力、会社情報入力を早くするコツ テレワークをする際、比較的よく依頼されるのが名刺入力などの会社情報の入力作業です。
名刺の画像をテキスト化するツールがありますが、値段が高かったり、フリーのものは精度がよくなかったりといまいち効率よく作業できず、結局手打ちをする羽目になることがありませんか?

今回は、名刺入力初心者の方に向けて、名刺入力、会社情報入力を早くするコツをご説明します。

 

 

1.紙媒体のときは画像にする

会社や案件によって異なりますが、会社情報が掲載されている名刺や冊子などの紙媒体を見て入力してほしいと求められることがあります。

経験がある方はお分かりと思いますが、紙をめくりながら入力するのは場所も時間も取られます。
なので、このような案件の場合は基本、紙媒体を画像にします。

まずは発注先でスキャンしてもらえるかどうか交渉してみましょう。
どうしても無理な場合は、自分でスマホなどで撮影して画像にします。

 

 

 

2.できるだけ手打ちは避ける

手入力がとんでもなく早く、絶対間違えない!と言う人は別ですが、そうではない場合は手入力の数が増える分時間がかかり、かつ間違える率が高くなります。

早く間違いにくくするには”コピー&ペースト”が最適です。
この認識を持った上で実作業にうつりましょう。

 

 

 

3.電話番号をインターネットで検索

電話番号をインターネットで検索さてここからは実作業です。
初心者の方で、入力を始めようとするとき、まずは名前から入力しようとしていませんか?

だいたいの場合は名前は手入力するのですが、たまに名刺の持ち主が社長(フリーランス含む)であるときがあります。
社長の名前はその企業のHPに乗っていますよね。

また、会社の名前から検索するとヒット率は高いですが、長かったり複雑な社名の場合があります。
その場合、手打ちしているのと変わらない手間となるため、まずは会社の電話番号を検索すると、高確率でヒットします。

 

 

4.該当企業のディスクリプションに企業情報が載っているか/載っていないかを確認

該当企業のディスクリプションに企業情報が載っているか/載っていないかを確認電話番号で検索すると、検索結果が表示されます。
検索結果に該当の企業が表示され、ディスクリプションというそのHPの概要が表示されます。
赤い部分がディスクリプションです。
ここにまた、時間短縮するコツがあるのです。

4-A.ディスクリプションに企業情報が載っている場合

名刺の住所、FAX番号などが一致するか確認し、同じなら個別HPに遷移せずコピペします。

4-B.ディスクリプションに企業情報が載っていない場合

①検索結果1ページ目で載っているか確認し、載っていたら名刺の情報と一致するか確認します。

②1ページ目に乗っていない場合は、企業のHPに遷移して会社概要などなら情報をコピペします。

例外)
たまにコピペ防止のために、会社の情報が画像になっている場合があります。
そんなときは、「Ctrl+U」でソースを表示し住所などの情報があるか探します。

そこまで複雑でない場合やソースとは何ぞや?という人は、手打ちしましょう。

 

 

 

5.メールアドレスのドメインは、URLのドメインと一致していることが多い

たいていの会社はメールアドレスのドメインとHPのURLのドメインと一致しているため、メールアドレスのドメイン部分はURLからコピーしましょう。

例)
URL:http://nomadonna.net/
メールアドレス:fujimoto_k@nomadonna.net

 

 

 

6.担当者の肩書きを確認

ここまでで、ほとんどの項目が埋まったと思いますが、ここからはほぼ手入力項目となります。
名刺の肩書が社長の場合は、HPからコピペできるはずです。
そうでない場合は、そのまま入力します。

 

 

 

7.最後に確認・データ整形

コピペすることによってミスは大幅に減少したと思いますが、コピペ間違いというものがあります。
また、英数字は半角などの入力ルールを提示されている場合がある場合は、ここで確認とデータ整形をしましょう。

①タイトル行にフィルターをつける
かけなくても確認はできますが、かけた方が確認はしやすいかと思います。
※フィルターのかけ方が分からない人は、別途調べてください。

②電話番号、FAX番号、郵便番号など桁数が決まっているものは桁がそろっているか確認

最後に確認・データ整形
桁がそろっていない場合、間違っている可能性が高いです。
①で述べたように桁違いもフィルターをかけた方が認識しやすく、見つけたらチェックをつけてまとめて修正できます。

③(株)や株式会社など表記ゆれを統一
コピペしていると、さまざまな表記が混在します。
気にしないクライアントもいるかもしれませんが、表記方法は統一しておいた方がいいでしょう。
これを徹底しているかどうかで、丁寧な仕事をしているかどうかの印象も違ってきます。

④メールアドレスに「.@」や「@.co」など変な文字列が入っていないか確認
ほとんどの場合、@の前後に「-」「.」などの記号が入っているときは、間違いである可能性が高いため一括置換しましょう。

⑤フォントの統一
フォントの統一コピペの際、フォントがバラバラになっていることがあるため、ここで一気に、フォント、フォントサイズ、色、リンクなし、太字なし、アンダーラインなし、など統一しましょう。
③と同様これをしているかしていないかで印象が違ってきます。

 

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もっと効率のいい方法はあるかもしれませんが、テレワーク初心者の方が初めて仕事を依頼され困っている場合は、お役立てるかもしれません。