指示、説明が分かりにくい上司の5つの特徴

2018年11月13日

指示、説明が分かりにくい上司の5つの特徴

指示、説明が分かりにくい上司は、部下にかなりのストレスを感じさせていると言われています。
しかし、上司は自分の指示や説明が悪いのではなく部の理解力のせいと思っていることがほとんどでしょう。

そんな上司に自覚をしてもらうために、今回は指示、説明が分かりにくい上司の特徴をお話します。

 

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「何て言ったらいいのかなー」を多用

これをよく言う人は、物事を何となくのイメージでとらえて深く掘り下げて理解していないため、言語化できていません。
そのため、自分の理解度が浅く、知った気になっているだけということにも、気づいていません。

そんな人からぼんやりとした説明を受けても分かるわけがないのです。
指示や説明をする際は一度、自分の中で言語化してから話すようにしましょう。

 

 

前提などの情報が欠落している

前提などの情報が欠落している出典:https://pixabay.com/photo-1328347/

例えば、いくつも案件を抱えている場合「発注書出してもらえる?」だけだと”どこの会社””いつまで”という情報が欠落しています。
すると当然以下のようなやり取りになります。

部下「どこの会社の発注書ですか?」
上司「A会社」
部下「いつまでですか?」
上司「3日後まで」
部下「分かりました」

このやり取りで3往復と大変無駄です。

上司「A会社の発注書、3日後までに出しておいてくれる?」
部下「分かりました」

ちゃんと必要な情報を入れれば、1往復で済みます。

これはあからさまな例として書きましたが、さまざまな場面で身に覚えがあるのではないでしょうか。

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どのような結果にしてほしいかを伝えない/決めていない

例えば、雛型もなく一から資料を作ってもらいたいとき、どの項目が必要なのか、表やグラフが欲しいのか、前年度との比較が欲しいのかなど、どういった結果が欲しいのかを伝えなければ、部下はどうすればいいのかが分かりません。

「ここはこうしますか?」と質問をされて「どうしよう…?」と考えるなど伝わるわけがありません。
やってほしい作業だけ伝えても、その作業後のフィードバック方法も伝えなければ、部下は困惑してしまいます。

客先に提出する物ならば、フォーマットを作らなければなりませんし、上司が把握すればいいのであれば、メールや口頭で報告すればいいというものも必要です。

「それくらい自分で考えろ」という人も指示や説明が分からない上司です。

 

 

やたら説明が長い

情報が足りないのも伝わりませんが、説明がやたら長いのも一つ一つの言葉の意味がぼやけてしまい、結果伝わりづらくなります。

 

 

言っていることが二転三転する

言っていることが二転三転する仕事場では状況が変化していくため、後の変更は仕方ありませんが、指示、説明している最中に言っていることが二転三転すると、聞いている方は整合性が取れないため、頭が混乱してしまいます。

説明が長いのも、二転三転するのも結局は話がまとめきれず冗長になっているので、部下の理解力云々を言いたいのであれば、まずは情報不足なく、最適な言葉と長さで説明してからにしましょう。

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