ビジネス上でのコミュニケーションの取り方について考える 後編

ビジネス上でのコミュニケーションの取り方について考える

前回は『ビジネス上でのコミュニケーションの取り方について考える 前編』お送りしました。
今回は、その続きをお話します。

 

 

情報の開示が不適切なため、質問まで至らない

フリーランスで仕事を受注する際、初めて着手する仕事の場合は取引先から文章での説明を受けることがほとんどです。
だいたいは穴だらけの説明が書かれており、最後に投げっぱなしのような、
”ご不明点があればご連絡をいただければと思います。”という文章で締めくくられます。

そして、開示情報内での不明点を質問しながら作業を進めていき、納品した後に社内でしか分からない情報が出てくることがあります。

この会社の場合は処理の仕方が違うのでこうしてください。
あの会社はその会社と一緒に集計してください。

など、社内では当たり前のことで言わずもがなでしょうが、社外の人間にとってはそうではないことを失念しているのです。
知らないことは質問できません。
新入社員も同じです。
覚えてしまった作業を他人に教えるときも、自分には簡単なのでこれくらいは省いてもわかるだろうと、知識のある自分目線で乱暴に説明しても、知識のないものからすると、何の事を言っているのか分からないことを予想できないのです。
そして、最後に質問は?と言われても全部としか答えられません。

分からないことは分からないところが分からないので質問のしようがなく、初心者が質問できないときは、説明者の説明の仕方が悪いことが多いことも事実です。

 

 

コミュニケーション方法を本人の能力任せにしすぎている

コミュニケーション方法を本人の能力任せにしすぎている適切に手短に情報を伝えるためには、単にコミュニケーション能力が高い=社交的な社員を求める傾向にありますが、どんな情報がどこまで、どんな意識が必要なのかを考えていないように感じます。
自分の知識の中であくまでも主観的に話しているにすぎません。
それでは、コミュニケーションとは言えませんよね。

例えあまり説明が上手くない人が説明しても、適切な情報を与え、聞き手の知識の範囲を確認しながら補足していけば、多少言葉足らずでも伝わるものです。
仕事はこう進める、報連相を密にとうるさく言っている割に、伝え方や情報開示の線引きをあいまいにしている会社が多いです。
もちろん状況や仕事内容によって開示レベルが異なりますし、開示しすぎることを禁じられていることは当たり前ですが、その加減を全くできていないことが問題なのです。

言ってしまえば、適切な情報が記載されている資料があれば、多少説明が乱暴でもある程度は読み取れるものもあります。
しかし実際は、与えられる情報は少ないわ、説明は乱暴だわとなれば伝わるものも伝わりません。

 

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伝え方さえも決めてしまって、ルールばかりにするのも堅苦しくなるだけですが、会社の中である程度の指針は決めておきましょう。
決まっていなければ提案しましょう。

特にテレワークを行っている企業の場合は、この案件の時はどの情報が必要なのか、などを洗い出す必要があります。

ビジネスにおけるコミュニケーションとは、相手に自分の伝えたいことを食い違わずに伝わり、それが間違いなく業務で遂行されることがベストということなのです。