時間管理への一歩!計画錯誤を克服してタスクをこなす

2018年4月25日

時間管理

ビジネスの中、決められた時間内でいかに仕事量をこなせるかが常に課題となっています。
そんな課題をクリアするためには「時間管理」がとても重要な役割となっています。

時間管理の3要素として、会議など時間が定められている「アポイントメント」、時間が決まっていない(アポイントメント以外の時間)「タスク」があります。
最後にこれら2つをあわせて、仕事に使える全体の時間「リソース」と呼びます。

この3要素の中で、自分の仕事の処理スピードが業績として反映されるのは「タスク」です。
このタスクに取り組む際、自分が思っていた時間に処理が終わらないということはありませんか?

それは心理学で「計画錯誤」といいます。

 

計画錯誤とは?

ある研究で心理学者が大学四年生に、卒業論文を仕上げるのに必要な時間を推定するよう指示した。
推定値の平均は三四日だった。
さらに、自体が良いほうか悪いほうに転んだ場合はどうだろうと尋ねると、彼らは最短で(もし番井順調なら)二七日、最長で(悪いことが重なると)四八日になる可能性があると認めた。
しかし現実には平均で五五日かかった。
出典:いつも「時間がない」あなたに: 欠乏の行動経済学 (ハヤカワ・ノンフィクション文庫)

これは大学生が経験不足のために目測を誤ったと思われがちですが、そうではなく、どんなに経験を積み重ねたビジネスパーソンでも、作業にかかる時間を”過小評価”してしまう傾向があるのです。

つまり、初めて関わる仕事では特に、作業時間を短く見積もってしまうということです。

では、仕事を時間通りにこなしている人とどう違うのでしょうか。

 

 

計画錯誤を認識しているかどうか

時間管理ができている人は、自分の見積もった作業時間と実際の作業時間のズレを認識しています。

例えこの言葉自体は知らなくとも、意味の上ではとらえており、自分が短く見積もっていることを考慮して、作業時間を算出します。

時間管理ができない人は、見積り時間と実際の時間も特に気にしていないのでしょう。
もっというならば、見積ることもしていない場合もあります。

管理する立場の人やフリーランスの人が、これをできなければ大変なことになります。

 

 

正確な時間管理をするには

正しい時間管理

例えば、作業者の判断が必要な1000件のデータを入力していく仕事があるとします。
1件の入力時間がだいたい3分前後かかるとすると

3×1000=3000分
時間になおすと3000÷60=50時間かかります。

あなたはデータの納期を50時間後にできると思いますか?
もし今までそのように〆切の設定をしていたとしたら、あなたは見事に計画錯誤にはまっています。
以下のようなことを考慮していますか?

  • 判断に迷う可能性
  • 例外が出てきたら聞く時間がとられる可能性
  • 今まで入力してきたデータが間違っている可能性
  • 作業を妨げるものの可能性(電話など)
  • (その他職種によって異なる可能性)

 

 

 

納期=見積り(時間や日数)×1.5倍にする

当初のわたしの方法では、見積り時間+1.5~2時間でした。
すると、だいたいそれまでに作業を終えられますし、これまで一度も納期に遅れたことはありません。

ですが、これも状況や作業の難易度的には不十分なケースも出てきそうなので単位に関係なく1.5倍にしました。

つまり、例題だと50×1.5=75時間
時間→日数   75÷24=3.125

3日と3時間後に納期を設定すれば、充分間に合うでしょう。

 

 

 

前倒しを意識する

自分の見積より多めに時間を取って納期を調整したからと言って、納期から逆算したぎりぎりの時間から始めるのはよくありません。

前項はあくまで作業にかかる時間読みで、それだけでは時間管理ができているとはいえません。
もし、早めに着手できるのであれば、早めにやってしまって、次の仕事に取り掛かった方が仕事に余裕ができますし、不測の事態に見舞われたときにも対応できます。

 

 

 

このように、仕事ができる人、時間を有効に使える人は不測の事態を考慮しながら動くため、無駄なく遅れなく仕事を進めることができます。
決して楽観視していないことが分かりますね。

まずは、計画錯誤が脳で働いていることを意識することを心がけましょう。
納期が守れる人は、契約先や同僚・上司からも信用されますので、ぜひ実践してみてはいかがでしょう。